1. PRÉAMBULE
Le cabinet COLMANT est soucieux de la protection de vos données à caractère personnel et s’engage à respecter les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel (données ci-après) en vigueur en Belgique en ce compris le Règlement général relatif à la protection des données, 2016/679 (ci-après RGPD).
La présente notice vie privée explique quelles sont les données que le cabinet collecte à votre sujet et la manière dont nous les utilisons, ainsi que les droits dont vous disposez et la façon dont vous pouvez les exercer. Le cabinet s’engage à mettre en œuvre tous les moyens adéquats pour préserver la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.
2. PERSONNES VISEES PAR LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE:
Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec nous, en ce compris celles qui :
- Naviguent sur notre site internet ;
- Demandent des informations relatives aux services du cabinet ;
- Sont les clients (en ce compris dans le cadre de mandat judiciaire, etc) du cabinet ;
- Travaillent pour les clients du cabinet, ou auprès de ses fournisseurs ;
- Sont parties intervenantes dans les dossiers gérés par le cabinet.
Le cabinet vous informe que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données ainsi qu’aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique.
3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNES A CARACTERE PERSONNEL
La SRL CBA inscrite à la BCE sous le numéro 0508.778.955 ayant son siège à 7000 MONS, Rue du Onze Novembre 9.
4. TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?
L’avocat traite les données à caractère personnel de ses clients, des employés ou autres collaborateurs indépendants de ses clients ou d’autres contacts de ses clients dont les données à caractère personnel lui ont été communiquées par ses clients :
- Dans le cadre de la défense de vos intérêts ou de ceux de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez;
- Dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du cabinet à votre égard ou à l’égard de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez;
- Pour établir la facturation ;
- Pour assurer la défense du cabinet dans le cadre d’un contentieux qui l’oppose à vous ;
- Pour vous envoyer des newsletters.
- Pour vérifier tout conflit d’intérêt.
5. FONDEMENTS LÉGAUX
Si vous êtes notre client, le traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons est nécessaire dans le cadre de l’exécution du contrat, conclu entre vous et l’avocat, relativement à la prestation par l’avocat de services juridiques dont vous êtes le bénéficiaire.
L’avocat traite également vos données à caractère personnel dans le respect des obligations légales qui lui incombent, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.
La loi nous impose également de traiter certaines de vos données personnelles dans le cadre de nos obligations comptables et notre devoir de défendre vos intérêts ;
Si vous êtes un employé ou un collaborateur indépendant de notre client et que notre client vous a désigné comme personne de contact, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client d’entrer en relation avec vous dans le cadre de la prestation de nos services juridiques.
Si vous êtes un contact de notre client et que celui-ci nous a transmis vos données à caractère personnel en votre qualité d’expert, fournisseur, comptable ou parce que vous travaillez d’une manière ou d’une autre avec notre client, nous traitons également vos données sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client pour gérer au mieux le dossier de notre client.
Nous estimons que notre intérêt légitime et l’intérêt légitime de notre client de traiter lesdites données à caractère personnel ne prévalent pas sur vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux. Si vous n’êtes pas d’accord avec notre point de vue et que vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées aux fins décrites ci-dessus, vous pouvez nous contacter par e-mail pour exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données.
Dans la mesure où nous avons reçu vos données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de nos services juridiques, nous estimons aussi qu’il est l’intérêt légitime de l’avocat de traiter vos données à caractère personnel aux fins de vous envoyer nos newsletters et autres courriels.
Dans certains cas très particuliers, le cabinet peut être amené à traiter vos données sur base de votre consentement.
6. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Le cabinet collecte les données traitées par différents canaux. Soit directement auprès de vous-même, soit auprès d’une autorité judiciaire ou administrative, d’une partie intervenante (partie adverse, …) dans le cadre d’un litige ou d’une compagnie d’assurance intervenant dans la défense de vos intérêts (RC professionnelle, RC familiale, Protection juridique, etc).
Certaines données peuvent aussi être collectées valablement si elles sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux notamment (tel que LinkedIn, Facebook, …) ;
Les catégories de données suivantes sont traitées :
- Données d’identification : nom, prénom, adresse privée, adresse e-mail, téléphone, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité, carte d’identité ;
- Données médicales : antécédents médicaux, maladie, handicap, etc. ;
- Données bancaires : numéro de compte, voire certains extraits de compte, avertissement extrait de rôle et composition de ménage, ou tout document attestant de la situation financière ;
- Données familiales ;
- Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ;
- Données relatives au litige/au dossier (en ce compris dossier judiciaire ou répressif) confié au cabinet pouvant être des données de catégories particulières en fonction du type de dossier.
La collecte de vos données à caractère personnel peut constituer une exigence légale et/ou une condition indispensable à la conclusion d’un contrat avec l’avocat. Le fait de ne pas fournir vos données à caractère personnel pourrait entraîner la non conclusion du contrat avec l’avocat ou l’incapacité pour l’avocat de prester ses services juridiques.
7. PARTAGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
En règle générale, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec des tiers.
Dans certains cas spécifiques, nous pourrions être amenés à les partager :
- lorsque la loi ou une décision judiciaire l’exige ;
- dans le cadre de la prestation de nos services juridiques, avec des autorités officielles, experts, huissiers, notaires, etc., en Belgique ou à l’étranger, conformément aux instructions du client ;
- lorsque cela s’avère utile ou nécessaire, avec des sous-traitants qui traitent en notre nom pour accomplir certaines missions de traitement de données, telle l’organisation de campagnes de mailings ou d’évènements, ou avec des fournisseurs de services informatiques, d’hébergement et de communication. Dans ces circonstances, nous concluons un contrat de sous-traitance avec les tiers qui auraient accès à vos données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de leurs services ;
- pour une question d’organisation interne, avec d’autres associés, collaborateurs et employés de l’avocat avec lesquels nous travaillons conjointement pour exécuter la mission juridique que vous nous avez confiée.
8. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Le cabinet ne conservera pas les données au-delà d’une période de 10 ans nécessaire à répondre à ses obligations légales ou contractuelles (prescription fiscale, responsabilité professionnelles, loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, etc).
Ce délai commence à courir dès la fin de la relation qui vous lie au cabinet.
Il peut être étendu si cela s’avère nécessaire pour la défense du client (réserve médicale, ….).
En cas de contentieux les données seront conservées au-delà des échéances indiquées ci-dessus à des fins de défense en justice. Dans ce cas, la conservation des données pertinentes pourrait être prolongée dans toute la mesure nécessaire à la gestion du contentieux et jusqu’à la clôture de celui-ci.
Le cabinet conserve les données d’identification nécessaires à pouvoir vérifier tout éventuel conflit d’intérêt dans le cadre de ses activités.
9. VOS DROITS
Vous jouissez d’un certain nombre de droits en matière de protection de la vie privée dont les droits suivants :
- Droit à l’information
Vous pouvez nous adresser toute question concernant l’enregistrement et le traitement de vos données.
- Droit d’accès
Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’une copie gratuite de celles-ci. Toute copie supplémentaire vous sera remise moyennant le paiement préalable de frais administratifs d’un montant de 50 €.
- Droit à la rectification
Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant ou concernant vos enfants qui seraient inexactes. Vous pouvez, de la même façon, solliciter que les données incomplètes soient complétées.
- Droit à l’effacement
Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir l’effacement de vos données personnelles, à condition que l’un des motifs suivants s’applique :
- les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
- vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique pour celui-ci ;
- vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour celui-ci ;
- les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
- les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
- Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez solliciter, en envoyant une demande écrite au cabinet, la limitation du traitement pour une des raisons suivantes :
- vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’exactitude des données) ;
- en cas de traitement illicite, vous vous opposez à l’effacement de vos données et sollicitez la limitation de leur utilisation ;
- le cabinet n’a plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’existence de motifs légitimes poursuivis par le cabinet qui prévaudraient sur les vôtres).
Lorsque la limitation du traitement est octroyée, les données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, plus être traitées qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.
- Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et en envoyant une demande écrite au cabinet, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet.
Le cabinet ne traitera plus ces données à caractère personnel, à moins qu’il ne soit démontré qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.
- Droit à la portabilité
Vous avez le droit, en envoyant une demande écrite au cabinet, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant ou concernant vos enfants que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le cabinet n’y fasse obstacle, lorsque :
- le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ; et que
- le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
- Droit de retrait du consentement
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment en envoyant une demande écrite au cabinet. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
- Droit d’introduire une réclamation
Le cabinet fournit ses meilleurs efforts pour veiller au respect de ses obligations légales en matière de protection des données et pour donner suite le plus rapidement possibilité à toute réclamation qui lui serait adressée à cet égard.
Pour exercer vos droits en matière de vie privée, vous pouvez nous contacter via courrier électronique.
Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que le secret professionnel nous empêchera, dans certains cas, de donner suite à votre demande.
Nous pouvons être amenés à vous demander une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d’éviter les accès non autorisés et les usages inappropriés des données à caractère personnel.
L’avocat traitera votre demande dans un délai maximum d’un mois. Si, pour des motifs légitimes, votre demande n’est pas accordée, l’avocat contactera la personne concernée et motivera sa décision.
Dans le cas de prospection, nous enlèverons vos données à caractère personnel de notre liste de diffusion à votre demande et sans frais.
10. RÉCLAMATIONS
Pour toute question, remarque ou réclamation liée à la présente politique ou à la manière dont l’avocat traite vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous envoyer un e-mail à l’adresse Colmant.avocat@skynet.be
Vous pouvez déposer votre réclamation quant à la manière dont l’avocat traite vos données à caractère personnel auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.dataprotectionauthority.be).
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12. AMENDEMENTS
L’avocat se réserve le droit d’amender la présente politique aux fins de se conformer aux législations applicables en matière de vie privée. Nous pouvons à tout moment réviser la présente politique. Vous pouvez en tout temps consulter la version à jour de la présente politique sur notre site Internet.
